Para comenzar el estudio de Excel vamos a suponer que lo has ejecutado utilizando el icono Excel que aparece en el menú Inicio. Si es así, el aspecto que tiene Excel cuando se ejecuta es el que puedes ver en la figura 1.4.
Figura 1.4. La pantalla de Excel con un libro en blanco
Es posible que el aspecto de Excel en tu ordenador no sea exactamente igual que el que aparece en la figura 1.4. No te preocupes, eso es completamente normal y no afecta a la funcionalidad del programa.
La ventana de Excel
Todo el trabajo con Excel se realiza dentro de la ventana denominada Microsoft Excel (que puedes ver en la figura 1.4), y a la que también se llama ventana del programa para diferenciarla de la ventana del documento que veremos más adelante.
La ventana de Excel contiene un gran número de elementos distintos. Veamos para qué sirven todos estos elementos (figura 1.5).
Figura 1.5. Las partes de la ventana de Excel (maximizada)
La barra de título
En la parte superior de la ventana está la barra del título. En ella aparece el nombre del programa (Microsoft Excel) y también aparece el nombre del documento con el que estés trabajando. En el caso de la figura 1.5 el nombre es Libro1.
En el extremo derecho de la barra del título hay tres botones que son, respectivamente, los siguientes:
ð Minimizar. Si haces clic en él, la ventana de Excel se convierte en un icono en la barra de tareas de Windows, liberando
espacio en el escritorio para que puedas hacer otras cosas.
ð Maximizar/Restaurar. Si la ventana de Excel no ocupa todo la pantalla (como ocurre en la figura 1.4), el dibujo que aparece en este botón es el de un cuadrado. Si entonces haces clic en él, la ventana pasará a ocupar toda la pantalla (se maximizará), como aparece en la figura 1.5. En ese momento el dibujo del botón se transformará en el de dos cuadrados superpuestos. Si pulsas el botón, la ventana volverá a tener el tamaño intermedio que tenía antes de maximizarla (se restaurará).
Nota
En general, siempre resulta más cómodo trabajar con la ventana de Excel maximizada (como en la figura 1.5). A lo largo del resto del libro lo haremos así. Te sugiero que tú también lo hagas para que las figuras del libro se parezcan lo máximo posible a lo que aparece en tu pantalla.
ð Cerrar. Si haces clic en el botón que está más a la derecha de los tres se cerrará la ventana, es decir, saldrás del programa (o sea, de Excel).
La cinta de opciones
La cinta de opciones está justo debajo de la barra del título. Cada una de las fichas o pestañas que aparecen en esta cinta es el nombre de un grupo de comandos. Las opciones o comandos que contiene cada grupo se organizan por tareas lógicas o tipos de actividad (como por ejemplo configurar la página, elegir el formato del texto o insertar imágenes). Las fichas y sus grupos permiten acceder a todas las características y funcionalidades que Excel pone a tu disposición. Para seleccionar una opción o comando, sólo tienes que buscarlo por su actividad en la cinta de opciones y pulsar sobre su nombre o botón.
Aunque el número de fichas de Excel no es muy grande, solo seis en principio, el de los comandos que contienen todos los grupos sí que lo es. Para simplificar el acceso a todos esos comandos, por omisión Excel oculta de la vista algunas fichas y solo aparecerán en la cinta cuando se las necesite, es decir, el entorno de trabajo de Excel interactuará con el usuario y cambiará en función de nuestras elecciones. Si quieres comprobarlo rápidamente sigue estos pasos:
ð Maximiza la ventana de Excel si no lo está (acabamos de aprender a usar ese botón) y fíjate bien en los grupos y botones de la cinta de opciones. Ahora devuelve la ventana al tamaño que tenía antes y, si es preciso, reduce un poco el tamaño de la ventana. Lo que tratamos de ver es cómo los grupos de comando se contraen o alargan para ocupar mejor el espacio de la ventana y cómo los botones pueden reducirse a iconos que muestran sus opciones en un desplegable (fig 1.6).
Figura 1.6. El grupo de comandos Alineación cambia su tamaño y el de sus botones para adaptarse al de la pantalla.
ð En el grupo de opciones donde veas un icono como este en su esquina inferior derecha púlsalo para lanzar un cuadro de diálogo o un panel. Estos se abren para darte más opciones o el control total sobre la herramienta que vas a utilizar.
ð Haz clic en la segunda ficha, Insertar, y luego en Tabla; acepta en el cuadro de diálogo sin importarte las opciones, solo queremos ver la ficha nueva, que antes no figuraba en la ventana de Excel, Herramientas de tabla (fig 1.7). Para diferenciarse de las otras se monta sobre la barra de título y se muestra retroiluminada. Pues así, cada vez que insertes una imagen, una gráfica, un dibujo o cualquier tarea que requiera unas herramientas específicas, Excel añadirá a la cinta de opciones nuevas fichas que solo aparecerán cuando seleccionemos el elemento u objeto que vayamos a editar. Es decir, solo aparecerán cuando las necesitemos. Así la ventana de Excel está más limpia de botones y es más difícil que los confundamos.
Figura 1.7. Las ficha Herramientas de tabla solo aparece de forma eventual cuando esté seleccionada alguna tabla
La barra de herramientas de acceso rápido
Encima de la cinta de opciones y compartiendo espacio en línea con la barra de menú hay una barra pequeña, la barra de herramientas de acceso rápido. Esta barra de herramientas es un conjunto de botones agrupados (aunque además de botones también puede haber otros controles, como cuadros desplegables). Hacer clic en uno de esos botones es equivalente a seleccionar un comando de de entre los muchos que hay por toda la cinta de opciones y, en algunos casos, después seleccionar una opción en un cuadro de diálogo. La gran diferencia es que resulta mucho más rápido y cómodo pulsar un botón en esta barra que tener que desplazarse por las fichas hasta encontrar el comando que se busca o tener que rellenar opciones en un cuadro de diálogo.
Por omisión, Excel muestra solo tres comandos en esta barra, pero su gran ventaja es que es totalmente personalizable. Cualquier comando de la cinta de opciones puede agregarse a la barra de herramientas de acceso rápido, lo que significa que el aspecto final de esta barra puede ser el que queramos y contendrá los comandos que más utilicemos, como una especie de "favoritos". Y así los tienes más a mano
Agregar y eliminar comandos de la barra de acceso rápido es muy sencillo:
1. Elige el comando que quieras agregar y pulsa sobre él con el botón secundario del ratón.
2. En el menú contextual que aparece selecciona la opción Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.
